Výmena účtovníka, áno alebo nie!

Doba 90. rokov, kedy veľmi až tak nezáležalo na kvalite účtovníka alebo účtovnej spoločnosti, sú už dávno preč. Časté legislatívne zmeny, dôslednosť úradov pri kontrolách kladú čoraz väčší dôraz na kvalitu poskytovaných účtovných a mzdových služieb. Práve tieto, ale aj iné zmeny, ktoré kladú dôraz na poskytované služby, sťažujú majiteľom firiem nájsť skutočne dobrého účtovníka, ktorý si riadne, včas, zodpovedne a hlavne zákonným spôsobom plní svoje úlohy a taktiež aj nachádza nové riešenia.

Na základe skúsenosti a taktiež na základe prieskumu, veľa podnikateľov nie je spokojných so svojimi účtovníkmi či už internými, alebo externými. Napriek náznakom alebo viditeľným chybám sa majitelia spoločností snažia si ponechať pôvodného účtovníka. Zmena účtovníka je niekedy komplikovaný proces, alebo nie je čas na riešenie situácie s účtovníkom, pretože spoločnosť má dôležitejšie úlohy. Nie vždy je to správne riešenie a je to len odsúvanie problémov v čase, pred ktoré môže byť podnikateľ postavený práve v tom najnevhodnejšom čase.

Nie vždy je potrebná zmena účtovníka, ale vo väčšine prípadov je nevyhnutná. Prácu účtovníka je potrebné sledovať dlhodobo a vycítiť prvé signály, ktoré by mohli naznačovať možné komplikácie v budúcnosti. Pokiaľ sa vyskytnú prípady len ojedinele, navrhujeme pohovor s účtovníkom a dôsledne sledovať jeho prácu. Nemalo by sa to stávať, ale všetci sme len ľudia a nie stroje, ktoré sa taktiež dokážu pokaziť.

Na zmenu účtovníka nie je potreba čakať až na koniec roka alebo na koniec hospodárskeho roka. Zmenu je možne vykonať kedykoľvek v priebehu roka. V niektorých prípadoch je oveľa väčšou chybou čakať na výmenu účtovníka do posledného momentu, kde spoločnosť môže doplatiť na neodbornosť alebo chybovosť účtovníka.

Medzi základné signály na zmenu účtovníka patrí, komunikácia, chybovosť, neochota, neplnenie si zverených úloh.

Signál č.1 – komunikácia:

V prípade, ak váš účtovník s vami prestáva komunikovať, nedvíha vám telefóny alebo vám nezavolá späť, na e-maily vám neodpovedá, prestáva si riadne a včas plniť svoje povinnosti, zatajuje sa, to je prvý a hlavný signál, že je čas na zmenu účtovníka, pretože niečo nie je v poriadku.

Signál č.2 – chybovosť:

Každý účtovník by mal predchádzať škodám spôsobených svojou neodbornosťou alebo chybovosťou. Mal by sa riadiť zákonom o účtovníctve a postupovať podľa vybraných účtovných postupov. Chybovosťou alebo neodbornosťou môže spoločnosti spôsobiť škodu, alebo inak poškodiť spoločnosť klienta a jej meno voči príslušným inštitúciám.

Signál č.3 – neochota:

Medzi ďalšie signály patrí neochota vášho účtovníka pri zavádzaní nových postupov alebo inovatívnych riešení. Nie je to vážny dôvod na okamžitú výmenu. Výmenu účtovníka v tomto prípade je potrebné zvážiť, ak by neochota pri zavádzaní nových postupov alebo inovatívnych riešení mohla spomaliť rast firmy alebo ohroziť jej samotné podnikanie.

Zaznamenala vaša spoločnosť niektorý z uvedených signálov v minulosti, alebo v poslednej dobe? Ak sa jedným s podobným signálom už stretli alebo ste ho práve spozorovali, je pravdepodobné čas na zmenu účtovníka, či už interného vo vašej spoločnosti alebo externého poskytovateľa účtovných služieb.

Celý proces zmeny účtovníka je jednoduchší, ako ste si mysleli.

Zmena účtovníka nie je zložitý proces a určite Vám nástupca Vášho pôvodného účtovníka s celým procesom rád pomôže a pokiaľ to situácia dovolí, aj rád preberie presun účtovníctva a odbremení Vás od celého procesu. Vyžiada všetky potrebné doklady od vášho predchodcu. Nie je nutnosťou v dnešnej dobe hľadať účtovníka priamo z blízkeho okolia, aj keď je to výhodou. V dobe technológii vie účtovník všetky úkony a úlohy vykonávať aj na diaľku. Osobný kontakt s Vašim účtovníkom je viac o riešení investičných zámerov, výnimočných situácii alebo o výsledku hospodárenia spoločnosti a možnom nastavení cash-flow. Nový poskytovateľ účtovných služieb Vám poskytne okrem účtovníctva, miezd aj ďalšie služby a pridanú hodnotu, ktorú určite oceníte.

Tomáš Baťa a jeho systém práce

Tomáš Baťa, český podnikateľ a zakladateľ obuvníckej firmy Baťa. Patrí medzi priekopníkov, presne ako aj jeho inšpirujúce hesla a systém práce.

Vytvoril vzdelávací systém a svojich zamestnancov motivoval, zdokonaľoval a celoživotne ich vzdelával. Taktiež pre nich zriadil odbornú školu. O jeho umení podnikania sme sa mohli už veľa dočítať. Čo ma ale naposledy nadchlo bola pracovná zmluva spolu s jeho originálnym mottom.

„Ak chcete vybudovať veľký podnik, vybudujte najskôr seba“ – Tomáš Baťa

Pracovná zmluva

…“ Prijímame Vás do práce s očakávaním, že sa vypracujete na plnohodnotného spolupracovníka, t. j. človeka, ktorý má ctižiadosť a schopnosť nezostať len manuálnym pracovníkom. My u nás neprijmeme riaditeľov. Robíme ich z ľudí ako ste Vy, ktorí v práci osvedčili vytrvalosť, schopnosť a ctižiadosť. Ak chcete u nás zostať iba robotníkom, nevstupujte k nám. Neudržali by ste sa v našom závode. Prijatím práce u nás sľubujete a zaväzujete sa najmenej polovicu voľného času venovať svojmu zdokonaleniu a vzdelaniu. Tak aby ste mohli dosiahnuť vyššie zodpovednosti v dobe, keď dokonale pochopíte náš pracovný systém a stanete sa majstrom najmenej jednej odbornej ručnej práce. Nedbáme o spoluprácu s ľuďmi, ktorí nie sú schopní počas svojej práce v našom závode udržať sa na vzostupe fyzickom, hospodárskom a intelektuálnom, t. j. vzdelanostnom a mravnom. Nedbáme o spoluprácu s ľuďmi, ktorí nie sú schopní vernosti podniku“

Stále, sa dá zdokonaľovať, pri každej činnosti. Zdokonaľovať sa vieme praxou a vzdelávaním seba samého.

Prečo zveriť alebo nezveriť účtovníctvo do rúk externej firmy

Podnikanie je komplex viacerých činností, ktorých služby je potrebné poskytovať kvalitne. Medzi základné patrí dobre realizovaný marketing, logistika, sklady, reklamácie, kvalitne vyškolený predajcovia, či optimalizovaný e-shop.

Tieto základné činnosti sú potrebné k tomu, aby si spoločnosti na trhu vytvorili dobré meno a generovali zisk. Možno navonok k nepodstatným činnostiam patrí účtovníctvo a služby s tým spojené, aj keď je to činnosť, ktorá je v úzadí a jej prácu nie vždy je vidieť.

Akým spôsobom zastrešovať účtovníctvo?  To je otázka každého, kto začína podnikať. Riešiť účtovníctvo osobne? Kedy to budem stíhať, budem sa vedieť sústrediť na podnikanie a generovať zisk? Patríme medzi krajiny, kde sú časté zmeny v legislatíve a v účtovných predpisoch. Nechať vedenie účtovníctva na “známu”, ktorá vám ho spracuje za pár eur, bez toho, aby za jeho vedenie a spracovanie zodpovedala, je v dnešnej dobe hazard s vlastnou firmou. Je tu tiež možnosť vykonávať účtovníctvo interným zamestnancom. Tu si treba dať pozor na časté vysielanie zamestnancov na nákladné školenia a fluktuáciu.

Aké je vhodné riešenie pre spoločnosti, alebo živnostníkov?  Medzi často využívané spôsoby vedenia účtovníctva patrí outsourcing – zveriť účtovníctvo do rúk profesionálnej externej spoločnosti a o nič sa nestarať. Medzi základné výhody môžeme uviesť nulové náklady na účtovný softvér a školenia zamestnancov, poistenie zodpovednosti, v prípade škody spôsobenej pri výkone účtovníctva, osobný prístup ku každému klientovi, odborné poradenstvo a odbornosť ponúkaných služieb.

Ako si však vybrať tú správnu spoločnosť na vedenie účtovníctva? Pri výbere spoločnosti, ktorá sa vám bude starať o vedenie účtovníctva, sa treba mať na pozore. Nie vždy je pravidlom, že veľká účtovná firma sa o mňa postará lepšie. Vždy je to o majiteľovi, manažérovi a hlavne o účtovníkovi, ktorý ma na starosti vašu spoločnosť.